Soft Skill de Gestión de Tiempo: Definición y Ejemplos

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Muchas son las situaciones laborales a las que a diario nos enfrentamos en las que es prioritario gestionar correctamente nuestro tiempo. Una de las competencias clave que se imponen por su alta demanda es precisamente la soft skill de «Gestión del Tiempo». Organizar, planificar, priorizar y atender a múltiples y diversas de tareas en el tiempo que dedicamos al trabajo se ha convertido en la habilidad que todo profesional digital debe desarrollar, entrenar y adquirir a su perfil. Gestionar adecuadamente el tiempo no solo nos facilita la satisfacción de dejar hecho el trabajo que nos habíamos propuesto para el día, si no que también es un facilitador de nuestro bienestar laboral. No dejar pesos en la mochila del trabajo, no abandonar tareas que quedarían inconclusas, no perder tiempo y energía en los muchos distractores que aparecen en el día a día, no solo nos harán sentir mejor si no que sumarán puntos a nuestra eficiencia en el trabajo. 

Competencia: la gestión del tiempo

¿Cuántas veces has pensado si gestionas bien tu tiempo? ¿Cuántas veces has pensado que al día le faltan horas para poder terminar todo lo que tienes que hacer? Seguramente que te lo preguntes a diario. El mundo digital nos ha traído grandes ventajas, pero también algunos inconvenientes. Vivimos en la era de la inmediatez, de la sobrecarga de compromisos, de estrés y de la prisa. Además, si teletrabajas encontrarás cada segundo motivos para distraerte y si trabajas en la oficina se dan otros tantos motivos que te hacen perder el hilo de lo que estabas haciendo.

Para gestionar correctamente el tiempo debes tomarte en serio lo siguiente;

  • Organiza a primera hora del día, o incluso el día anterior, aquello que tienes por delante. Escribe tus tareas y divídelas entre las urgentes y las importantes, y cada una de ellas divídelas por prioridad. La planificación que hagas debe ser realista y objetiva, no quieras abarcar más de lo que puedes porque te saldrá mal. Ponte retos asequibles.
  • Después, programa un tiempo para cada tarea con un margen de error de por ejemplo +/- 15 minutos. Tras cada tarea finalizada tómate un respiro de cinco minutos. Puedes practicar la respiración profunda para volver a conectar contigo, puedes hacer ejercicios de estiramiento o puedes caminar por tu casa o por la oficina. Es recomendable cualquier actividad que te permita desconectar para volver a conectar. 
  • Toma en cuenta tu estado de ánimo. Piensa en qué momento de la jornada laboral tu cabeza está más despejada, en qué momento tienes mejores condiciones físicas y psicológicas para afrontar tareas más complejas o en que momento sientes que el cansancio ha llegado. Evalúa tu estado emocional para acompasarlo con la planificación y organización de tus tareas.
  • Evita todo tipo de estímulos que te distraigan. Reserva un tiempo de descanso para dedicarte a atenderlos si es que tienes que atenderlos, algunos son inevitables, o puedes posponerlos para un mejor momento que no sea trabajando. Lo importante es que no te ocupen ni te resten tiempo de tu esquema de tareas.
  • Aprende a decir que «no». La asertividad, otra de las grandes habilidades que facilitan la vida laboral, te salvará de acumular una tarea sobre otra. 
  • Usa racionalmente el teléfono, el WhatsApp, tus redes sociales y el correo electrónico. No pasará nada porque no atiendas al momento a tu grupo de Whatsapp o porque no leas a tus seguidores y a los que sigues al minuto. Todo permanecerá igual cuando acabes la tarea que te has propuesto.
  • Concéntrate en las tareas que has programado para ese día. Inicia y acaba cada tarea, y felicítate por ello.
  • Ayúdate de herramientas de gestión y de la tecnología para planificar y gestionar tus tareas. Herramientas como Trello, Evernote o Google Calendar son fáciles de gestionar y te proporcionarán la eficacia necesaria para poner la guinda al pastel. 
  • Una vez que has finalizado tu jornada de trabajo, desconecta con aquello que te haga sentir bien y conectado a otros mundos fuera del trabajo. 

Nadie dijo que fuera fácil gestionar bien el tiempo. Inténtalo. Si no lo consigues, podemos ayudarte y entrenarte en ello.

 

Técnicas para la Gestión del Tiempo

Registros diarios de actividades y tareas.

Una buena manera de observar cómo gestionas el tiempo es haciendo un Registro semanal de las tareas y actividades en las que estás dedicado. Una vez que lo tengas hecho analiza la información que has escrito y modifica aquello que no se corresponde con una buena organización del tiempo. Cuando hayas puesto en marcha lo que sí es eficaz para gestionar el tiempo, vuelve a hacer otro registro de tareas y actividades y compara. ¿Hay diferencias?

 

Enfócate en las soluciones. 

Identifica cuáles son tus dificultades en la gestión del tiempo y qué estrategias tienes para resolverlas.

Por ejemplo: 

Dificultad: cuando inicio una nueva tarea pierdo mucho tiempo organizando la información.

Estrategia: clasifica el contenido de la información por categorías o temática. Objetivos de la tarea, personas con las que tengo que contar para realizar la tarea o recursos disponibles para realizar la tarea.

Matriz del Tiempo de Eisenhower.

La matriz del tiempo de Eisenhower divide la matriz en dos ejes; la urgencia y la importancia. Debes evaluar si la tarea es más o menos importante, o si la tarea es más o menos urgente. Una vez evaluada la tarea ubícala en uno de los cuatro cuadrantes en los que se divide la matriz. 

La importancia de la tarea está relacionada con los logros y metas que se desea conseguir. La urgencia de la tarea está relacionada con la temporalidad del objetivo que quiero conseguir y con las consecuencias de no hacerlo.

La gestión del tiempo y la calidad de vida

La gestión inadecuada del tiempo es un factor de estrés laboral que pone en riesgo la calidad de vida laboral. El tiempo constituye uno de los factores fundamentales de la actividad laboral. El volumen de horas de trabajo, el ritmo al que se pretende trabajar, los plazos y las exigencias, la atención plena y la distracción o las pretensiones temporales que se imponen para la ejecución de tareas influyen sobre el rendimiento y la productividad. 

La influencia y el control que podemos ejercer sobre los tiempos de trabajo son aspectos positivos que evitan desencadenar hábitos nocivos en el trabajo. Decidir cómo organizar las tareas, cuándo hacemos una pausa o cuando podemos charlar con un compañero de trabajo, favorece la percepción de libertad y autonomía, siendo ambos indicadores de bienestar y satisfacción laboral. Potenciar la calidad de vida laboral es un reto para muchas empresas, profesionales, emprendedores y autónomos.

Si quieres saber cómo hacerlo, ¡consúltanos!

La gestión del tiempo en Marketing Digital

Analizar datos e información, responder a las necesidades de un cliente, reunirte con tu equipo de trabajo y evaluar un proyecto son algunas de las tareas a las que te enfrentas como profesional de marketing digital. ¿En qué puestos de marketing digital se requiere una gestión del tiempo eficiente?

  • Digital Marketing Manager. Organizar proyectos, equipos y resultados requiere de un alto nivel de priorización, planificación y delegación. 
  • Ecommerce Manager. Implementar una estrategia, trabajar con clientes, proveedores y partners y coordinar un equipo de desarrollo requieren habilidades para organizar, gestionar y planificar el tiempo.
  • Digital Sales. Ejecutar y participar en procesos comerciales requiere gestionar los tiempos de dedicación a tomar los requisitos del cliente, coordinar agencias y partners y que te quede tiempo para generar nuevos leads.
  • Product Manager. Definir la hoja de ruta de un producto o servicio, analizar a la competencia y gestionar a equipos de trabajo requiere de habilidad para priorizar, delegar y saber decir «no» convenientemente para asegurar la calidad del proyecto. 
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