Metodología Kanban. Definición y usos

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El método Kanban es un sistema visual que ayuda a gestionar y optimizar los procesos de trabajo. Este sistema ayuda a visualizar el flujo de trabajo en cada momento. La utilidad de este sistema es identificar momentos críticos en los que el flujo tiende a detenerse, los cuellos de botella, o bien el flujo puede mejorarse, de forma que se puedan tomar decisiones de mejora del proceso para conseguir optimizar el flujo de trabajo en términos de rendimiento (tiempo, costes, etc).

La palabra Kanban viene del chino y significa capacidad disponible, en este caso para trabajar. Este concepto está relacionado con la producción ajustada, de forma que se enfoca en qué se produce, cuándo y cuánto.  Una de las empresas que empleó este método en su producción fue Toyota, y los resultados conseguidos fueron una reducción de inventario de materias primas, al tiempo que se aumentó la productividad.

Principios del método Kanban

  • Perseguir pequeños cambios incrementales en lugar de hacer cambios radicales que pueden ocasionar resistencias en diferentes ámbitos del entorno.
  • Aplicar cambios en lo que se esté realizando en un momento dado en lugar de perseguir analizar el proceso completo y cambiarlo.
  • Respetar los roles organizacionales y funcionales que se tengan. De hecho, los equipos deben contribuir a los cambios.

Prácticas para adoptar el método Kanban

  • Visualizar el flujo de trabajo. Traducir el proceso que se sigue para entregar un producto o servicio a una pizarra de manera visual es el primer paso para adoptar el método. Para visualizar mejor el proceso se suelen usar colores, ítems de distintos tipos u otras reglas que mejoren la visualización.
  • Reducir aquellas tareas que estén pendientes de acabar, tratando de finalizar la mayor parte de ellas. Este gesto favorece el aumento de la capacidad en el flujo de trabajo para iniciar nuevas tareas. Limitar el número de tareas que puedan estar en progreso estableciendo un máximo es una buena práctica para que el flujo no se estanque. Esto obliga a enfocarse en la finalización de tareas.
  • Gestionar el flujo es el siguiente paso para implantar Kanban en un proceso. Esta tarea necesita de un análisis de las tareas, de cómo funciona el sistema con el límite de trabajo en proceso, y de toma de decisiones para ajustar la completitud de tareas a tiempo. Eliminar cuellos de botella será el objetivo de esta etapa, fundamental para reducir tiempos de entrega mejorando la productividad.
  • Hacer explícitos los cambios propuestos para la mejora del flujo. Todo el equipo debe estar al corriente de cómo se ha de trabajar en cada parte del proceso y a qué reglas atenerse. Estas reglas pueden estar en el propio tablero Kanban para no olvidar los puntos clave del trabajo.
  • Implementar bucles de retroalimentación en las etapas de revisión, realizando informes con datos de productividad para poder seguir optimizando el proceso o flujo de trabajo. Estos bucles son críticos para implementar Kanban en un proceso y proclaman el lema de “Falla rápido” y “Falla a menudo”, para detectar cuanto antes los puntos de mejora de los procesos de trabajo.  

Hacer un tablero Kanban

El método Kanban pretende conseguir cambios evolutivos, no disruptivos, que el equipo de trabajo pueda asimilar de una forma suave. En el primer paso de visualización del flujo de trabajo, suele usarse una pizarra o análogas herramientas digitales en las que se colocan notas, de forma que cada tarjeta o nota en la pizarra se corresponde a una tarea.

En un modelo clásico de tablero Kanban suele haber tres columnas:

  • To Do, o “por hacer”. Se trata de las tareas que no se han iniciado todavía.
  • Doing o “haciendo”. Son las tareas en las que se está trabajando.
  • Done o “hecho”. Son las tareas que se han completado.

Este simple diagrama hace muy transparente el trabajo del equipo, motiva a la completitud de las tareas y favorece la detección de cuellos de botella por parte de todo el equipo. Este tablero sencillo puede hacerse más complejo, por ejemplo si se quiere analizar una parte muy específica o compleja del proceso.

Ejemplos de uso del sistema Kanban

La belleza de Kanban se halla en la simplicidad del sistema, aunque no debe perderse de vista que el proceso como tal, de crear un tablero con notas de colores, no es en sí mismo la panacea. Hay que llevar a cabo los principios y prácticas que comentábamos antes si se quiere sacar partido de verdad a Kanban.

En cuando a casos de uso, la adopción de Kanban es mundial, no importa el sector de negocio o el tamaño de la empresa, siendo un sistema muy versátil. Veamos algunos ejemplos.

Kanban en equipos de IT

Kanban no es un método de gestión de proyectos, ni dice cómo el software debe ser creado. No aporta nada a la hora de planificar esto, de aquí la diferencia de Kanban con otros sistemas como Scrum. Kanban pretende una mejora continua del proceso de trabajo.

Microsoft ha usado Kanban desde 2004, y desde entonces muchas otras empresas y equipos de IT y tecnología han aplicado este método. Kanban se aplica en una capa por encima de los otros métodos como Scrum, XP, cascada, iterativos…

Kanban en Desarrollo de Productos

Los equipos de desarrollo de productos o software han adoptado Kanban como forma para aplicar los principios de trabajo Lean y Agile. Por ello, se considera que Kanban proporciona agilidad en la gestión y mejora en la prestación de servicios.

Kanban en proyectos más allá de IT y Software

Teniendo en cuenta que Kanban surgió en una fábrica de coches, es claro que este método es tan general que, aunque se ha adaptado muy bien a los procesos de IT, puede aplicarse en diferentes ámbitos como las ventas, los recursos humanos, compras o consultoría.

Ejemplos visuales de Kanban

Kanban en Marketing Digital

Kanban en Recursos Humanos

Kanban en un proceso comercial

Kanban en Atención al Cliente o Soporte

Kanban en un equipo UX

Kanban a nivel personal

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