Un software de gestión es una herramienta fundamental para poder afrontar de forma eficiente todos los retos que el siglo XXI pone a todas las empresas y en particular a las PYMES. Estas son de hecho las que experimentan un mayor grado de competencia y a las que más rentable sale la implantación de un software de gestión para poder optimizar todos sus procesos. Para ayudarte a entender cómo funcionan y cuáles pueden ser los beneficios que pueden aportar a tu PYME hemos preparado estas líneas. Este software para ayudar a empresas nos servirá de ejemplo.
¿Qué es un software de gestión?
Un software de gestión es una herramienta informática que puede instalarse en una centralita y conectarse a varios dispositivos involucrados en los procesos de producción, almacenamiento, stock, o en general todo aquel que tenga que ver con la actividad de la empresa. Es así como consigue ofrecer información pormenorizada de todos los procesos e implementar su eficiencia de forma notable. Dentro de los software de gestión existen de hecho alternativas específicas para diferentes actividades tales como talleres u hostelería o incluso para determinados departamentos como los recursos humanos o la logística dentro de la actividad de una empresa.
Es posible, sin embargo, implementar un software de control que controle todas las variables involucradas para coordinarlas y tener un bosquejo más completo de toda la información que afecta al desarrollo de nuestra empresa. Naturalmente, con dicha información se pueden tomar mejores decisiones y en general efectuar mejoras gracias a que la ofrece de forma detallada y en tiempo real. A continuación te hablaremos de cómo puede beneficiar a una PYME.
1.- Mejora la cantidad y la precisión de la información relacionada con todos los procesos
Es muy importante para una PYME sacar cualquier pequeña ventaja que pueda suponer un impulso frente a sus competidores. Un magnífico comienzo consiste precisamente en controlar la mayor cantidad posible de información de la forma más exhaustiva que se pueda. Esto es posible gracias precisamente a un software de gestión que puede ofrecernos información organizada y centralizada de todos los procesos que llevamos a cabo. Se muestran muy útiles para cualquier tipo de negocio como por ejemplo un taller. Como ejemplo, diremos que nos permite controlar nuestra cartera de clientes, tener información detallada sobre su historial y repuestos necesarios, tareas pendientes para nuestra plantilla de trabajadores, etc.
2.- Permite mejorar todos los procesos y corregir eventuales fallos
Otra de las ventajas que tiene un software de gestión es que al suministrarnos información de diferentes procesos en tiempo real nos permite analizar y corregir fallos o puntos débiles de la cadena de producción, almacenamiento o venta. Con ello podremos implementar notablemente nuestra eficiencia haciendo que con el testeo de los diferentes factores podamos aumentar al máximo nuestro grado de eficiencia. Y es que no solo nos permite con ello hacer que un proceso sea más rápido: nos permite al mismo tiempo ahorrar recursos que, de no haber llevado a cabo dicho control habrían sido derrochados sin que nos hubiéramos apercibido de ello.
3.- Reducen costes
En relación a las anteriores ventajas, hay que decir también que un software de gestión nos permite ahorrar costes. En este caso, no hablamos de pérdidas que se produzcan como consecuencia de un determinado proceso que no esté funcionando como debiera. Nos referimos más específicamente a ahorro en materias primas y suministros, gracias a que podremos aprovechar y dar mejor uso a nuestros recursos en general. Estos recursos no solo incluyen material de trabajo o servicio; incluyen también al factor humano.
4.- Mejoran la coordinación entre departamentos
Una PYME desarrolla varias actividades hasta que finalmente pone su producto o servicio en manos de su cliente. Es por ello que de la coordinación que exista entre diferentes departamentos o funciones dependerá en gran parte lo costoso de todo el proceso y las eventuales pérdidas que puedan darse en forma de capital y tiempo. Un software de gestión permite hacer que como consecuencia de conocer información más detallada de cada proceso podamos implementar la forma en la que los recursos son empleados y la comunicación entre departamentos para que todos sumen en el proceso de incremento del valor del producto y su distribución.
5.- Mejora la coordinación con proveedores y clientes
Otra de las ventajas que tiene un software de gestión es que nos permite mejorar también la coordinación con nuestros propios proveedores, colaboradores y clientes. Al disponer de más y mejor información para organizar nuestros propios procesos podremos mejorar nuestra comunicación y coordinación con ellos. Con este punto conseguimos no solo su satisfacción y una mayor eficiencia a la hora de cumplir con plazos y pagos. Al conseguir estos objetivos también contribuimos a conseguir la fidelización de nuestros clientes.
Es por todo ello que un software de gestión puede ser una gran alternativa para una PYME ya que le permite obtener ventajas decisivas a cambio de una pequeña inversión. Por otro lado, su gran especialización en función de los sectores nos permite implementar aún más el grado de control que tenemos sobre nuestro negocio.